Обстоятельства заставляют компании переходить, на уделённую работу. В этой ситуации техническая организация удалённой работы офиса крайне важна. С какой стороны подойти к решению этой задачи в этой статье.
Прелогомена: Помните известную русскую поговорку «знал где упаду, соломку постелил». Многие бизнесмены, считающие, что организация удалённой работы офиса не нужна или откладывающие её на потом, понимают, что этот «потом» уже настал.
Общие принципы организации удалённой работы офиса
Удалённая работа всего или части офиса это создание условий при которых сотрудники компании смогут выполнять свои обязанности из дома. Клиенты компании смогут поддерживать связь с компанией только онлайн, не должны замечать удалённость её сотрудников. Партнёры компании должны иметь надёжную связь с сотрудниками компании в течении всего рабочего дня компании.
Для удобства разделим общие принципы организации удалённой работы офиса на три составляющие:
- Для клиентов;
- Сотрудников;
- Партнёров.
Возможно для каждой аудитории понадобятся разные инструменты организации.
Организация удалённой работы офиса для клиентов
Если ваша компания ещё не создала корпоративный сайт компании, самое время этим заняться. Именно корпоративный сайт со своими особенностями позволит компании не терять связь с клиентами включая такие сложные времена, как сейчас.
Если сайт у компании уже был, самое время его улучшить. Наверняка наблюдаемый временный отток клиентов позволит провести аудит сайта и улучшить его позиции в выдаче.
Наблюдаемая самоизоляция не только граждан, но и государств, заставило многих владельцев сайта переносить свои ресурсы с западных серверов на сервера в России.
Кроме этого, увеличивающийся трафик сайта в условиях удалённой работы, наверняка потребует перехода на тарифы для более высокой нагрузки.
В этих условиях, к примеру, переход с шаред хостинга в Германии, на VPS в России будет оптимальным. Тем более, что Россия к этому готова и серверов в России стало предостаточно.
Например, только вчера моя хостинг компания, которая 10 лет работала в Германии, начала «переезд» в Россию. Наверняка вспомнили пословицу про «соломку».
Организация удалённой работы офиса для сотрудников
Здесь работы будет больше. Вариантов организации удалёнки масса, но есть базовые, которые и рассмотрим. Для базовой удалённой работы офиса нужно создание нескольких постоянно существующих возможностей:
- Стационарной связи между сотрудниками;
- Живого виртуального общения, в том числе коллективного;
- Совместной работы с документами;
- Мобильной связи с сохранённой логистикой.
Решить эти задачи можно двумя комбинируемыми способами:
- Используя виртуальную АТС;
- Организовав удалённое рабочее место каждого сотрудника.
Виртуальная АТС
Виртуальная или IP АТС решает комплексные задачи интернет-телефонии, чаще без особых затрат и сложных настроек. Используя SIP трафик IP АТС компании создаёт:
- Постоянную телефонную связь между клиентами сотрудниками работающими дома;
- Проведение видеоконференций;
- Мобильную связь со сквозным шифрованием.
Вариантов IP АТС много, покажу наиболее популярные виртуальные АТС:
- Mango-Office;
- Телфин;
- Виртуальная АТС МегаФон;
- Яндекс.Телефония;
- МТТ Бизнес;
- Гравител;
- Zadarma;
- МСН Телеком;
- Sipuni;
- Нью-Тел;
- Зебра Телеком;
- Tekmi;
- UIS;
- onlinePBX;
- Дом.ru Бизнес;
- SIPNET;
- 3CX: АТС под ОС Windows.
Коллективная работа с документами
Задача коллективной работы с документами решается двумя составляющими: доступным хранением и возможностью коллективной работы.
Хранение документов в облачных хранилищах с коллективным (групповым) доступом можно осуществить на Google Suite (не путать с Google Drive), Teambox от Mail, OneDrive для бизнеса, Яндекс диск для бизнеса (200 гБ для каждого), Dropbox Business, американский box.com с общим доступом.
Коллективная работа с документами — это совместная работа с документами с экрана. Реализуется в режимах web-конференций или отдельными сервисами.
Web-конференции:
- Skype для Бизнеса;
- Zoom;
- Amazon Chime;
- WebEx;
- Linkchat;
- GoToMeeting;
- MyOwnConference;
- Mirapolis Virtual Room;
- Adobe Connect;
- Miro.
Программы Screen-sharing (работа с экрана):
- Skype screen-sharing в Android, iOS, есть в Linux;
- MyChat;
- Slack screen-sharing;
- Mikogo 4: с русским интерфейсом;
- TrueConf;
- Mikogo: whiteboard и групповой чат
- Salesforce;
- Join.me: простой и бесплатный;
- Dimdim 6;
- Mikogo: на русском.
Календари с общим доступом
Организация удалённой работы офиса невозможна без создания общего календаря. Поэтому обращаем внимание на следующие календари с общим доступом:
- Google Calendar;
- Microsoft Outlook;
- Zoho Calendar;
- Teamup Calendars;
- Trello “Calendar Power-Up”;
- Basecamp: больше чем просто календарь.
Удалённые рабочие места
Не забываем что, организация удалённой работы офиса не возможна без оборудования рабочих мест сотрудников. Теперь они у них дома, поэтому понадобится:
Домашний стационарный интернет у каждого сотрудника с Wi-Fi;
Компьютер каждому сотруднику с видеокамерой, IP телефонной гарнитурой, минимум;
Установка программы удалённого доступа на компьютеры сотрудников, например такие:
- TeamViewer (платная);
- AnyDesk;
- TightVNC;
- Chrome Remote Desktop: расширение для браузера;
- LiteManager Free;
- NoMachine NX;
- X2Go.
Заключение
Как видите организация удалённой работы офиса, даже в базовом её описании не так проста, как может показаться. Если к этому добавить задачи безопасности и бесперебойности, то становится ясно, что малыми затратами тут не обойтись. Однако ждать нечего, нужно работать в тех обстоятельствах, которые есть и скорее всего, будут повторяться. Всё программы названные в статье вы легко найдете по названию.
©webonto.ru